東京都内に本社を置き、神奈川県にも複数の営業所を構える会社様から、国土交通大臣許可の更新について緊急のご相談をいただきました。
お問い合わせをいただいた時点で、建設業許可の有効期限まで2週間を切っている状況でした。
これまでは大手の行政書士法人へ建設業許可手続きを依頼されていましたが、今回の更新を機に当事務所へ切り替えてご相談いただいた案件です。
会社様は建築工事業の国土交通大臣許可を保有しており、東京都内に1営業所、神奈川県内に3営業所を設けていました。
まず過去の許可関係書類を確認したところ、本社の常勤役員等と営業所技術者等には変更がなかったものの、従たる営業所では令3条の使用人や営業所技術者等に変更が生じていました。
さらに、毎事業年度提出する必要がある決算変更届が5期分未提出となっていることも判明しました。
このままでは、そのまま更新申請だけを提出することはできません。
未提出となっている決算変更届や人的変更を整理し、そのうえで更新申請まで有効期限内に受理してもらう必要があります。
時間的な余裕はほとんどありませんでしたが、会社様にも資料収集を急いでいただき、当事務所では届いた資料を確認しながら、決算変更届、各種変更届、更新申請書の作成を並行して進めることになりました。
今回は、更新期限まで2週間を切った国土交通大臣許可について、5期分の決算変更届や営業所側の変更手続きを整理し、許可満了日の2日前に更新申請まで受理された事例です。
第1章 更新期限まで2週間を切った状態で緊急対応
今回のご相談は、国土交通大臣許可の有効期限まで2週間を切った段階でいただきました。
建設業許可は、更新申請をしないまま有効期限を迎えると失効してしまいます。
そのため、まずは現在の許可内容と、過去に提出されている変更届・決算変更届の状況を急いで確認する必要がありました。
会社様には当日のうちに当事務所へお越しいただき、これまでの建設業許可申請書や変更届の副本、会社関係資料などを一つずつ確認しながら、現在の状況を整理していきました。
この会社様は、東京都内に1営業所、神奈川県内に3営業所を構える国土交通大臣許可業者で、建築工事業の許可を保有していました。
本社の常勤役員等と営業所技術者等については変更がありませんでしたが、従たる営業所では令3条の使用人や営業所技術者等に変更が生じていました。
さらに確認を進めると、決算変更届が5期分未提出となっていることも分かりました。
つまり、単純に更新申請書を作成すればよい案件ではなく、
5期分の決算変更届
令3条の使用人の変更
営業所技術者等の変更
大臣許可の更新申請
を短期間でまとめて整理する必要がある状況でした。
更新期限が迫っている案件では、まず「何が未提出なのか」「どの変更がまだ反映されていないのか」を正確に洗い出すことが重要です。
今回は、会社様にも資料収集を急いでいただく前提で受任し、有効期限内の更新申請受理を最優先に準備を進めることになりました。
第2章 5期分未提出だった決算変更届をまとめて作成
今回の更新手続きで大きな作業となったのが、5期分未提出となっていた決算変更届です。
建設業許可業者は、毎事業年度終了後に決算変更届を提出する必要があります。
今回の会社様では、その決算変更届が5期分提出されていない状態でした。
更新申請を進めるためには、まずこの未提出分をすべて整理する必要があります。
会社様には、各事業年度の決算書、工事経歴、納税証明書などをご準備いただきました。
特に工事経歴については、会社様が過去の工事案件をエクセルで整理されていたため、5期分を遡って作成する際にも非常に助かりました。
一方で、5年分をまとめて作成する場合は、単に決算書を並べればよいわけではありません。
各年度ごとに、
工事経歴書
直前3年の各事業年度における工事施工金額
財務諸表
納税関係資料
などを整理し、建設業許可上の様式に合わせて作成していく必要があります。
通常であれば1期ずつ対応する決算変更届を5期分まとめて作成することになるため、それだけでも相当な作業量になります。
今回は更新期限が迫っていたため、会社様から届いた資料を順次確認しながら、不足資料の案内と決算変更届の作成を並行して進めました。
更新期限直前の案件では、こうした未提出の決算変更届があるだけで準備量が一気に増えます。
日頃から毎年の決算変更届を提出しておくことが、更新時の負担を減らすうえでも非常に重要です。
第3章 従たる営業所の令3条の使用人と営業所技術者等の変更を整理
決算変更届と並行して、従たる営業所で生じていた人的変更についても確認しました。
今回の会社様は、東京都内に1営業所、神奈川県内に3営業所を設けている国土交通大臣許可業者です。
本社については、常勤役員等と営業所技術者等に変更はありませんでした。
一方で、従たる営業所では、令3条の使用人や営業所技術者等に変更が生じていました。
国土交通大臣許可の場合、本社だけでなく各営業所についても、誰が令3条の使用人として配置されているのか、誰が営業所技術者等を担当しているのかを正確に確認する必要があります。
今回も、過去の許可申請書や変更届の副本と現在の人員配置を照合し、どの営業所で、いつ、誰から誰へ変更があったのかを整理していきました。
そのうえで、後任者について必要となる確認資料を会社様に案内し、収集を進めていただきました。
更新期限まで時間がない中では、決算変更届だけを先に進めるのではなく、こうした人的変更も同時並行で整理していく必要があります。
特に複数の営業所を持つ大臣許可業者では、1か所でも変更届が漏れていると更新時の確認事項が増えるため、営業所ごとの人員配置を一覧で確認しておくことが重要です。
第4章 期限内の更新申請に向けて書類作成を並行
今回の案件では、とにかく時間との勝負でした。
5期分の決算変更届を作成しながら、従たる営業所の令3条の使用人や営業所技術者等の変更届を整え、さらに更新申請書まで完成させる必要があります。
通常であれば、必要書類を一式揃えてから順番に確認していくこともできますが、今回は更新期限まで2週間を切っていました。
そのため、会社様には不足資料を順次収集していただき、当事務所では届いた資料から確認と書類作成を進める形で対応しました。
会社様にもかなりご協力いただき、必要な確認資料や過去の決算資料、工事経歴などを急いで揃えていただきました。
当事務所でも、決算変更届、人的変更に関する届出、更新申請書の作成を同時並行で進めました。
更新期限を過ぎてしまえば、長年維持してきた建設業許可が失効してしまいます。
そのため今回は、通常以上にスケジュール管理を意識しながら、何をいつまでに揃える必要があるのかを会社様と共有して進めました。
更新期限直前の案件では、行政書士側だけが急いでも手続きは進みません。
会社様にも資料収集へ迅速に対応していただき、双方で優先順位を共有できたことが、期限内の申請につながった大きな要因でした。
第5章 許可満了日の2日前に更新申請が受理
会社様にも資料収集へご協力いただき、5期分の決算変更届、従たる営業所の変更届、更新申請書を何とか期限内に整えることができました。
そして、東京都の窓口へ書類を提出したのは、建設業許可の有効期限が切れる2日前でした。
今回のように更新期限ぎりぎりの案件では、申請書を作成しただけでは安心できません。
有効期限内に必要な手続きを整え、更新申請を受理してもらうことが何より重要です。
窓口で受付印が押されたことで、ひとまず期限内の更新申請ができたことを確認できました。
その後、会社様へ受理されたことをご報告したところ、担当者様にも安心していただくことができました。
今回の案件では、
5期分の決算変更届
令3条の使用人の変更
営業所技術者等の変更
大臣許可の更新申請
を短期間でまとめて進める必要がありました。
更新期限まで2週間を切っている状況からのスタートでしたが、会社様にも資料収集を急いでいただき、双方で優先順位を共有しながら進めたことで、許可満了日の2日前に更新申請まで受理されました。
建設業許可の更新では、更新申請そのものだけでなく、過去の決算変更届や各種変更届が適切に提出されているかも重要です。
期限直前になって未提出事項がまとめて判明すると、今回のように短期間で大量の書類を整える必要が生じます。
日頃から変更届や決算変更届を適切に提出し、更新期限を早めに管理しておくことが大切です。
