会社の代表取締役が交代した場合、法務局での変更登記だけでなく、建設業許可についても代表者変更届の提出が必要です。
東京都知事許可の場合、代表者変更届の提出期限は、代表者が変更した日から30日以内です。
しかし、登記手続きに時間がかかったり、建設業許可の変更届を忘れていたりして、提出期限を過ぎてしまうケースもあります。
提出期限を過ぎた場合でも、変更届を提出せずに放置してはいけません。 必要書類をそろえ、速やかに届出を行うことが重要です。
また、旧代表者が建設業許可の常勤役員等や営業所技術者等を兼ねていた場合は、通常の代表者変更とは別に、2週間以内の変更届が必要になることがあります。
この記事では、東京都知事許可を中心に、代表者・役員変更届の提出期限を過ぎた場合の対処方法、必要書類、人的要件に関する注意点を解説します。
なお、役員の就任・退任に伴う変更手続き全般については、建設業許可の役員変更とは？手続き・期限・必要書類もご参照ください。
第1章 建設業許可の代表者変更届の提出期限
1-1 代表者変更届は変更後30日以内に提出する
建設業許可を受けている法人で、代表取締役などの代表者が変更された場合には、建設業許可の変更届を提出する必要があります。
東京都知事許可の場合、代表者変更届の提出期限は、変更が生じた日から30日以内です。
例えば、株主総会後の取締役会で新しい代表取締役が選定され、就任した場合には、代表者が変更した日を基準に提出期限を確認します。
ここで注意したいのは、法務局での変更登記と、建設業許可の変更届は別の手続きだという点です。
法務局で代表取締役の変更登記が完了しても、それだけで建設業許可の代表者情報が自動的に変更されるわけではありません。
建設業許可についても、管轄する行政庁へ変更届を提出する必要があります。
1-2 変更登記の完了日から30日以内ではない
代表者変更届の提出期限は、原則として登記が完了した日ではなく、実際に代表者が変更した日を基準に判断します。
そのため、変更登記の申請や登記事項証明書の取得に時間がかかった場合でも、建設業許可の変更届の期限が延長されるわけではありません。
東京都では、代表者変更届に登記事項証明書（履歴事項証明書）を添付します。
また、履歴事項証明書で代表者の変更日が確認できない場合には、閉鎖事項証明書の提出が必要になることがあります。
代表者の交代が決まった段階で、変更登記と建設業許可の届出を並行して準備しておくことが重要です。
1-3 代表者変更と役員の就任・退任は区別して確認する
代表取締役が交代した場合でも、その変更内容によって必要な届出書類は異なります。
例えば、すでに取締役として在任している方が新たに代表取締役となり、前代表者も引き続き取締役として在任する場合は、代表者の変更が中心となります。
一方、新しい代表者が取締役として新たに就任した場合や、前代表者が取締役を退任した場合には、代表者変更に加えて、役員の就任・退任に関する届出も必要です。
東京都の手引でも、代表者変更と役員の就任・退任は別の届出事項として整理されています。
そのため、単に「社長が交代した」という事実だけでなく、前代表者と新代表者それぞれの役員としての在任状況を確認する必要があります。
1-4 常勤役員等や営業所技術者等の交代を伴う場合は2週間以内
前代表者が建設業許可の常勤役員等や営業所技術者等を兼ねていた場合は、特に注意が必要です。
代表者変更自体の提出期限は30日以内ですが、常勤役員等や営業所技術者等に変更が生じた場合、その変更届の提出期限は2週間以内です。
ただし、代表取締役が交代したからといって、必ず常勤役員等や営業所技術者等も変更しなければならないわけではありません。
前代表者が引き続き必要な要件を満たして在任する場合や、別の役員・従業員が該当する要件を満たす場合など、会社の状況によって手続きは異なります。
重要なのは、代表者の交代によって建設業許可の人的要件に影響が生じるかどうかを確認することです。
なお、建設業許可の変更届全般については、建設業許可の各種変更届｜提出期限と必要書類でも解説しています。
第2章 代表者・役員変更届の提出期限を過ぎた場合の対処方法
建設業許可の代表者変更届は、変更後30日以内に提出する必要があります。
しかし、変更登記に時間がかかったり、建設業許可の変更届が必要なことを知らなかったりして、期限を過ぎてしまうケースもあります。
提出期限を過ぎてしまった場合でも、変更届は速やかに提出する必要があります。
期限を過ぎたからといって届出が不要になるわけではありません。まずは変更内容と変更日を確認し、必要書類をそろえて手続きを進めましょう。
2-1 提出期限を過ぎても変更届は提出できる？
代表者・役員変更届の提出期限を過ぎた場合でも、東京都では期限後の変更届を受け付けています。
例えば、代表取締役が交代してから数か月が経過していた場合や、過去に退任した取締役の変更届を提出していなかった場合でも、未提出の変更事項について届出を行う必要があります。
ただし、期限を過ぎて提出できることと、提出期限を守らなくても問題がないことは別です。
建設業法では、変更届の未提出などについて罰則が定められています。
期限を過ぎていることが分かった場合は、そのまま放置せず、速やかに手続きを進めることが重要です。
2-2 期限を過ぎた場合に確認する3つのこと
代表者・役員変更届の提出期限を過ぎている場合は、次の順番で確認します。
① 実際の変更日を確認する
まず、代表者の交代日や役員の就任日・退任日を確認します。
代表者変更届の提出期限は、原則として登記が完了した日ではなく、実際に代表者が変更された日を基準に判断します。
履歴事項全部証明書や株主総会議事録、取締役会議事録などで変更の経緯を確認しておきましょう。
② ほかにも未提出の変更届がないか確認する
代表者が交代した際には、取締役の就任・退任も同時に発生していることがあります。
また、旧代表者が常勤役員等を兼ねていた場合には、常勤役員等の変更届が必要になっている可能性もあります。
代表者変更だけでなく、関連する変更事項について届出漏れがないか確認しましょう。
③ 必要書類をそろえて提出する
変更内容を確認したら、変更届出書や役員等の一覧表、登記事項証明書など、必要な書類を準備します。
新たな役員が就任した場合には、欠格要件に関する書類なども必要になります。
提出書類は代表者のみが交代した場合と、役員の就任・退任を伴う場合とで異なるため、変更内容に応じて確認することが重要です。
2-3 提出期限を過ぎた場合、始末書は必要？
建設業許可の変更届を期限後に提出する際、始末書や遅延理由書が必要なのか気になる方もいるでしょう。
東京都では、代表者・役員変更届の提出期限を過ぎたことだけを理由に、通常、始末書などの提出を求めない取扱いとなっています。
ただし、これは東京都における取扱いであり、ほかの許可行政庁でも同じとは限りません。
また、個別の事情によって追加の説明や資料を求められる可能性もあります。
始末書が不要だからといって、期限超過が問題にならないという意味ではありません。
提出期限を過ぎたことに気付いた場合には、できるだけ早く変更届を提出しましょう。
2-4 何年も前の役員変更を届け出ていなかった場合
過去の役員変更届を提出しないまま、数年が経過しているケースもあります。
このような場合には、現在の履歴事項全部証明書だけでは、過去の役員の就任日や退任日を確認できないことがあります。
そのため、必要に応じて閉鎖事項証明書などを取得し、過去の変更履歴を整理する必要があります。
また、複数回の役員変更があった場合には、どの変更事項が未提出になっているのかを確認しなければなりません。
特に注意したいのは、過去の代表者や役員が常勤役員等を兼ねていた場合です。
単に役員変更届を提出するだけでなく、その期間を通じて建設業許可の人的要件を満たしていたかどうかも確認する必要があります。
過去の変更届が複数未提出となっている場合には、変更履歴を整理したうえで、管轄行政庁に必要な手続きを確認することが重要です。
2-5 変更届を提出しないまま更新時期を迎えた場合
東京都では、必要な変更届が提出されていない状態では、建設業許可の更新申請を受け付けることができません。
そのため、更新申請の準備中に代表者変更届の未提出が判明した場合には、未提出の変更届にも対応する必要があります。
特に、建設業許可の有効期限が迫っている場合は注意が必要です。
過去の変更内容によっては、登記事項証明書や人的要件の確認資料などを準備するために時間がかかることがあります。
代表者・役員変更届の提出漏れは、更新申請の直前ではなく、気付いた時点で解消しておくことが重要です。
第3章 東京都の建設業許可の代表者変更に必要な書類
東京都知事許可における代表者変更届の必要書類は、代表取締役だけが交代した場合と、新たな取締役の就任や既存の取締役の退任を伴う場合とで異なります。
例えば、すでに取締役として在任している方が代表取締役に就任し、前代表者も引き続き取締役として在任する場合は、代表者変更の手続きが中心となります。
一方、新しい代表取締役が取締役として新たに就任した場合には、役員の就任に関する書類も必要です。
3-1 代表者のみが変更された場合の必要書類
取締役の就任・退任を伴わず、代表取締役だけが変更された場合、東京都では主に次の書類を提出します。
| 必要書類 | 備考 |
|---|---|
| 変更届出書（様式第22号の2・第一面） | 代表者の変更内容を記載 |
| 役員等の一覧表（別紙1） | 変更後の役員等を記載 |
| 別とじ表紙 | 東京都指定の書式 |
| 登記事項証明書（履歴事項証明書） | 変更後の代表者を確認 |
| 登記事項証明書（閉鎖事項証明書） | 履歴事項証明書で代表者の変更日を確認できない場合 |
代表者のみの変更であれば、新代表者について身分証明書や登記されていないことの証明書を改めて提出する必要はありません。
ただし、これは新代表者がすでに建設業許可上の役員として届け出られている場合です。
新たに取締役に就任した方が代表取締役となる場合は、次に説明する役員就任の書類も必要になります。
3-2 新しい取締役の就任を伴う場合の必要書類
新代表者が取締役としても新たに就任した場合には、代表者変更届に加えて、役員就任の変更届が必要です。
役員就任の届出では、主に次の書類を提出します。
| 必要書類 | 備考 |
|---|---|
| 変更届出書（様式第22号の2・第一面） | 役員の就任を記載 |
| 役員等の一覧表（別紙1） | 変更後の役員等を記載 |
| 誓約書（様式第6号） | 欠格要件に関する誓約 |
| 別とじ表紙 | 東京都指定の書式 |
| 許可申請者の住所、生年月日等に関する調書（様式第12号） | 新たに就任した役員について作成 |
| 登記事項証明書（履歴事項証明書） | 役員の就任を確認 |
| 登記されていないことの証明書または医師の診断書 | 新たに就任した役員について提出 |
| 身分証明書 | 新たに就任した役員について提出 |
| 役員等氏名一覧表 | 新規就任者について記載 |
| 登記事項証明書（閉鎖事項証明書） | 履歴事項証明書で就任日を確認できない場合 |
なお、「役員等の一覧表」と「役員等氏名一覧表」は、名称が似ていますが別の書類です。
また、代表者変更と役員就任を同時に届け出る場合には、提出書類に重複が生じることがあります。実際の書類のまとめ方は、東京都の手引に従って確認します。
3-3 前代表者が取締役を退任した場合
代表取締役の交代と同時に、前代表者が取締役を退任した場合には、役員退任の変更届も必要です。
役員退任の届出では、主に次の書類を提出します。
- 変更届出書（様式第22号の2・第一面）
- 役員等の一覧表（別紙1）
- 別とじ表紙
- 登記事項証明書（履歴事項証明書）
- 必要に応じて登記事項証明書（閉鎖事項証明書）
役員の退任のみであれば、新規就任時のような身分証明書や登記されていないことの証明書は必要ありません。
ただし、前代表者が常勤役員等や営業所技術者等を兼ねていた場合には、それぞれの変更手続きが必要になることがあります。
3-4 登記事項証明書を取得する際の注意点
代表者変更届では、新代表者の氏名だけでなく、代表者が変更された日を確認できることが重要です。
通常は、履歴事項全部証明書によって代表者の変更内容を確認します。
ただし、過去の代表者変更を長期間届け出ていなかった場合などには、現在の履歴事項全部証明書だけでは変更日を確認できないことがあります。
このような場合には、閉鎖事項証明書が追加で必要になります。
また、東京都では、登記事項証明書など発行日のある提出書類について、原則として発行後3か月以内のものを使用します。ただし、閉鎖事項証明書などには例外があります。
変更登記が完了したら、代表者の変更日と役員の就任・退任の状況を確認したうえで、必要な証明書を取得しましょう。
3-5 代表者変更と役員変更を同時に届け出る場合
実際の代表者交代では、新代表者の取締役就任と前代表者の退任が同時に発生することも少なくありません。
その場合は、次の届出事項をそれぞれ確認する必要があります。
- 代表者の変更
- 新しい取締役の就任
- 前代表者の取締役退任
- 常勤役員等や営業所技術者等の変更の有無
代表者変更と役員の就任・退任は、いずれも原則として変更後30日以内の届出事項です。
一方、常勤役員等や営業所技術者等に変更が生じた場合には、2週間以内の届出が必要です。
そのため、代表者変更に伴って複数の変更事項が発生した場合には、最も早い提出期限を確認し、必要な書類を漏れなく準備することが重要です。
第4章 旧代表者が常勤役員等・営業所技術者等を兼ねていた場合の注意点
建設業許可の代表者変更では、前代表者が常勤役員等（旧経営業務の管理責任者）や営業所技術者等（旧専任技術者）を兼ねていたかどうかを確認する必要があります。
これらは建設業許可の維持に必要な人的要件であり、代表者が交代した場合でも、引き続き要件を満たしていなければなりません。
ただし、新代表者が必ず常勤役員等や営業所技術者等に就任しなければならないわけではありません。
会社の役員構成や従業員の資格・経験などによって、必要となる変更手続きは異なります。
4-1 旧代表者が常勤役員等を兼ねていた場合
前代表者が建設業許可の常勤役員等を兼ねており、代表者の交代と同時に退任する場合には、後任の常勤役員等を確保する必要があります。
常勤役員等には、建設業に関する一定の経営経験などが求められます。
そのため、新代表者が就任したからといって、自動的に常勤役員等の要件を満たすわけではありません。
例えば、前代表者が取締役を退任し、新代表者には必要な経営経験がない場合でも、別の常勤取締役が要件を満たしていれば、その方を常勤役員等として届け出ることが考えられます。
一方、後任者が必要な経営経験や常勤性を満たしていなければ、建設業許可の維持に影響する可能性があります。
常勤役員等の変更届は、変更後2週間以内に提出する必要があります。
東京都では、後任者の経営経験や常勤性を証明する資料に加え、前任者から後任者への交代時点で許可要件が継続していることを確認する資料も必要です。
詳しい提出書類や後任者の要件については、【東京都】常勤役員等の変更届｜提出期限・必要書類・後任者の要件をご覧ください。
4-2 旧代表者が営業所技術者等を兼ねていた場合
前代表者が営業所技術者等を兼ねており、退任や退職によって営業所技術者等の要件を満たさなくなる場合には、後任者を配置する必要があります。
営業所技術者等には、担当する建設業の業種に応じた国家資格や実務経験などが求められます。
後任者は新代表者である必要はなく、要件を満たす別の役員や従業員を配置することも可能です。
ただし、必要な資格や実務経験を有しているだけでなく、原則としてその営業所に常勤していることが必要です。
また、複数の建設業許可を受けている会社では、後任者がどの業種の営業所技術者等となれるかも確認しなければなりません。
営業所技術者等の変更届も、変更後2週間以内の提出が必要です。
なお、後任者を確保できず、許可業種の要件を維持できない場合には、該当業種の一部廃業などを検討する必要があります。
営業所技術者等の退職・交代に伴う手続きについては、【東京都】営業所技術者等の変更届｜提出期限・必要書類・退職時の注意点で詳しく解説しています。
4-3 代表者が交代しても、人的要件の変更届が不要な場合
代表取締役が交代したからといって、必ず常勤役員等や営業所技術者等を変更するわけではありません。
例えば、前代表者が代表取締役を退いた後も、引き続き常勤取締役として在任し、常勤役員等の要件を満たしている場合には、常勤役員等を変更する必要がないことがあります。
また、もともと代表者以外の役員が常勤役員等となっている場合や、別の従業員が営業所技術者等となっている場合も、代表者変更だけで人的要件の変更が生じるとは限りません。
重要なのは、代表者の肩書ではなく、変更前後を通じて、許可を維持するための要件を満たしているかどうかです。
そのため、代表者変更の際には、建設業許可申請書の副本などで現在届け出ている常勤役員等・営業所技術者等を確認しておくことが重要です。
4-4 代表者変更と人的要件の変更では提出期限が異なる
東京都知事許可の場合、代表者変更と人的要件の変更では、次のように提出期限が異なります。
| 変更事項 | 提出期限 |
|---|---|
| 代表取締役の交代 | 変更後30日以内 |
| 取締役の就任・退任 | 変更後30日以内 |
| 常勤役員等の変更 | 変更後2週間以内 |
| 営業所技術者等の変更 | 変更後2週間以内 |
例えば、前代表者が取締役を退任すると同時に常勤役員等も交代した場合には、代表者変更だけでなく、常勤役員等の変更についても手続きが必要になります。
この場合、代表者変更の30日という期限だけを確認していると、常勤役員等の変更届の提出期限を過ぎてしまうおそれがあります。
また、人的要件の変更では、後任者の資格・経営経験・常勤性などを確認する資料の準備にも時間がかかることがあります。
代表者の交代が決まった段階で、常勤役員等や営業所技術者等の変更が必要かどうかを確認し、早めに準備を進めることが重要です。
第5章 代表者変更届を提出しないまま建設業許可の更新時期を迎えた場合
建設業許可の代表者変更届を提出しないまま、許可の更新時期を迎えてしまうケースがあります。
例えば、数年前に代表取締役が交代していたものの、法務局への変更登記だけで手続きが完了したと思い込み、建設業許可の変更届を提出していなかった場合などです。
東京都では、必要な変更届が提出されていない状態では、建設業許可の更新申請を受け付けることができません。
そのため、更新申請の準備中に代表者変更届の未提出が判明した場合には、速やかに対応する必要があります。
5-1 未提出の変更届があると更新申請に支障が生じる
建設業許可の更新申請では、会社の現在の状況と、これまでに届け出ている内容が一致していることが重要です。
代表取締役や取締役の変更があったにもかかわらず、変更届を提出していない場合には、更新申請に先立って未提出の変更届を提出する必要があります。
また、代表者変更以外にも、次のような届出が未提出になっていないか確認しましょう。
- 取締役などの役員変更届
- 商号や営業所所在地の変更届
- 常勤役員等の変更届
- 営業所技術者等の変更届
- 毎事業年度の決算変更届
特に決算変更届は、役員や営業所などに変更がなくても、事業年度終了後4か月以内に毎年提出する必要があります。
更新申請の直前に複数の未提出届が見つかると、必要書類の準備に時間がかかり、更新手続きに影響するおそれがあります。
5-2 東京都の更新申請には受付期間がある
東京都知事許可の更新申請は、原則として、許可の有効期間満了日の2か月前から30日前までが受付期間です。
例えば、許可の有効期間満了日が8月4日の場合、更新申請の受付開始日は6月4日、申請期限の目安は7月5日となります。
この期間内に更新申請を進めるためには、未提出の変更届を早めに確認しておくことが重要です。
代表者変更から長期間経過している場合には、登記事項証明書だけでなく、過去の変更履歴を確認するための閉鎖事項証明書などが必要になることもあります。
また、常勤役員等や営業所技術者等の変更が未提出となっている場合には、人的要件の確認資料を準備しなければなりません。
そのため、更新時期が近づいてから過去の変更事項を調べ始めるのではなく、余裕を持って確認しておくことが大切です。
5-3 更新直前に未提出が判明した場合の対応
更新申請の準備中に代表者変更届の未提出が判明した場合には、次の順番で対応します。
① 未提出の変更事項を確認する
まず、建設業許可申請書の副本や過去の変更届と、現在の登記事項証明書を照合します。
代表者変更だけでなく、取締役の就任・退任、商号変更、営業所移転など、ほかに未提出の変更事項がないか確認しましょう。
② 変更日と必要書類を整理する
変更事項ごとに実際の変更日を確認し、必要な書類を準備します。
過去の役員変更については、閉鎖事項証明書などで就任日や退任日を確認する必要がある場合もあります。
③ 変更届を提出し、更新申請の準備を進める
必要な変更届を速やかに提出し、更新申請に必要な書類を整えます。
許可の有効期間満了日が迫っている場合には、変更届と更新申請の進め方について、事前に東京都へ確認することも重要です。
なお、提出期限を過ぎた変更届があるからといって、更新申請の期限が自動的に延長されるわけではありません。
更新期限が迫っている場合ほど、未提出の変更事項を放置せず、早急に対応する必要があります。
5-4 代表者変更を機に、許可取得後の届出状況を確認する
代表者変更は、会社の建設業許可に関する届出状況を見直す機会でもあります。
特に、長年同じ代表者が経営してきた会社では、代表者交代を機に、常勤役員等や営業所技術者等の配置も変更されることがあります。
また、過去の役員変更や営業所移転、毎年の決算変更届などについて、届出が漏れているケースも考えられます。
建設業許可を継続して維持するためには、5年ごとの更新申請だけでなく、許可取得後に必要となる変更届や決算変更届を適切に管理することが重要です。
建設業許可の更新手続きについては、東京都の建設業許可更新申請もご参照ください。
第6章 まとめ｜代表者・役員変更届の期限を過ぎた場合は早めに対応を
建設業許可を受けている会社で代表取締役や取締役の変更があった場合には、原則として変更後30日以内に変更届を提出する必要があります。
法務局での変更登記が完了していても、建設業許可の変更届が自動的に提出されるわけではありません。
提出期限を過ぎてしまった場合でも、変更届が不要になるわけではないため、変更日や未提出の届出事項を確認し、速やかに手続きを進めることが重要です。
また、旧代表者が常勤役員等や営業所技術者等を兼ねていた場合には、別途、変更後2週間以内の届出が必要になることがあります。
特に注意したいのは、次のようなケースです。
- 代表者変更の登記は完了したが、建設業許可の変更届を提出していない
- 役員変更から数か月、あるいは数年が経過している
- 前代表者が常勤役員等や営業所技術者等を兼ねていた
- 建設業許可の更新時期が近づいているのに、過去の変更届が未提出になっている
東京都では、必要な変更届が提出されていない場合、建設業許可の更新申請や業種追加申請などに支障が生じます。
変更届の提出期限を過ぎていることに気付いたら、更新時期まで放置せず、早めに対応しましょう。
増村行政書士事務所では、東京都知事許可を中心に、代表者・役員変更届の作成・提出を代行しています。
提出期限を過ぎた変更届や、代表者交代に伴う常勤役員等・営業所技術者等の変更についても、会社の状況を確認したうえで必要な手続きをご案内いたします。
建設業許可の代表者変更届・役員変更届でお困りの会社様は、お気軽にご相談ください。
