東京都千代田区の会社様から、国土交通大臣許可に関する各種変更手続きについてご相談をいただきました。
この会社様では、これまで建設業許可に関する手続きを社内で対応されていましたが、担当部門が多忙になっていたことに加え、すでに提出期限を過ぎている変更事項もあったため、建設業許可を専門に扱う行政書士へ依頼したいとのことでお問い合わせをいただきました。
今回確認したところ、
常勤役員等の交代
代表取締役の変更
取締役の就任・退任
従たる営業所2か所の令3条の使用人変更
2期分の決算変更届
など、複数の手続きが重なっている状況でした。
さらに、この会社様は国土交通大臣許可を受けており、本店だけでなく従たる営業所も複数あるため、変更内容を一つずつ整理しながら必要な届出を確認していく必要があります。
過去の建設業許可申請書、変更届出書、決算変更届出書の副本や履歴事項全部証明書などをご用意いただき、これまでの届出状況と現在の登記内容を照合しながら、未提出となっている手続きを整理していきました。
今回は、役員や令3条の使用人の変更に加え、未提出だった決算変更届も含めて、複数の変更手続きをまとめて対応した事例です。
第1章 常勤役員等の交代と代表者変更を整理
まず確認したのは、常勤役員等の交代に伴う変更手続きです。
これまで常勤役員等を務めていた代表取締役が退任することになり、後任として別の取締役を常勤役員等に配置する必要がありました。
さらに、後任の取締役は同時に代表取締役へ就任していたため、今回の変更では常勤役員等の交代だけでなく、代表者や役員に関する変更もまとめて整理する必要がありました。
具体的には、
常勤役員等の変更
代表者の変更
取締役から代表取締役への役職変更
前任者の代表取締役・取締役退任
新たに就任していた取締役の変更届
といった複数の変更事項が重なっていました。
後任の常勤役員等となる方は、取締役就任からちょうど5年が経過しており、建設業に関する経営経験についても必要な期間を満たしている状況でした。
今回の会社様は建設業許可業者としての実績が長く、過去の許可申請書や変更届の副本も保管されていたため、役員歴やこれまでの届出内容を確認しながら、必要な変更手続きを整理することができました。
役員変更が複数重なっている場合は、登記上の変更内容だけを見るのではなく、建設業許可上どの変更届が必要になるのかを一つずつ切り分けて確認することが重要です。
第2章 後任の常勤役員等の経営経験を確認
常勤役員等を交代する場合は、後任者が建設業許可上の要件を満たしているかをあらためて確認する必要があります。
今回、後任となる方は以前から同社の取締役を務めており、取締役就任からちょうど5年が経過していました。
そのため、建設業に関する5年以上の経営経験を有する常勤役員等として要件を満たせる状況でした。
確認にあたっては、履歴事項全部証明書や閉鎖事項全部証明書などから役員就任時期を確認し、これまでの建設業許可関係書類とも照合していきました。
建設業許可では、後任者が社内で長く勤務していたとしても、それだけで常勤役員等になれるわけではありません。
どの立場で、どの期間、建設業の経営に携わっていたのかを確認し、その経験を資料で裏付けられることが重要です。
今回は、後任者の役員歴と会社の建設業許可業者としての履歴が明確だったため、常勤役員等の交代についても比較的スムーズに整理することができました。
第3章 従たる営業所2か所の令3条の使用人を変更
今回の会社様は、本店以外に従たる営業所を2か所有していました。
それぞれの営業所では、建設工事の請負契約に関する権限を持つ令3条の使用人が配置されていましたが、今回その両名を交代することになりました。
令3条の使用人は、支店長や営業所長など、従たる営業所において建設工事の見積りや契約締結などを行う権限を与えられている方です。
そのため、単なる人事異動ではなく、建設業許可上も変更届が必要になります。
今回の変更では、後任となる令3条の使用人について、
登記されていないことの証明書
身分証明書
などの必要書類を準備しました。
国土交通大臣許可を受けている会社では、複数の都道府県に営業所を設けていることも多く、役員変更と同時に営業所側の責任者変更が発生するケースもあります。
今回も、本店側の常勤役員等・代表者変更だけでなく、従たる営業所2か所の令3条の使用人変更まで一括して整理する必要がありました。
変更事項が多い場合は、会社全体の登記内容だけでなく、各営業所ごとの配置状況まで確認しながら手続きを進めることが重要です。
第4章 未提出だった2期分の決算変更届をまとめて作成
今回の会社様では、役員や令3条の使用人の変更だけでなく、決算変更届にも未提出の年度がありました。
建設業許可を受けている会社は、原則として事業年度が終了するごとに決算変更届を提出する必要があります。
今回確認したところ、前事業年度分の決算変更届が未提出となっており、さらに今期分の提出時期も来ていました。
そのため、前事業年度分と今期分の2期分をまとめて作成することになりました。
決算変更届では、決算書の内容をそのまま提出するのではなく、建設業法上の様式に合わせて財務諸表を作成し、工事経歴書や直前3年の各事業年度における工事施工金額なども整理する必要があります。
提出期限を過ぎている決算変更届がある場合、そのままにしておくと、今後の更新申請や業種追加などの手続きにも影響することがあります。
今回のように複数の変更事項が重なっている場合は、役員変更などの人的変更だけでなく、過去の決算変更届がすべて提出されているかもあわせて確認しておくことが重要です。
今回は、未提出だった前事業年度分と今期分の2期分をまとめて整え、他の変更届と並行して提出準備を進めました。
第5章 関東地方整備局へ複数の変更届をまとめて提出
必要な書類が揃った段階で、今回の変更内容を整理し、関東地方整備局へ各種変更届を提出しました。
今回対応したのは、
常勤役員等の変更
代表者の変更
取締役の就任・退任
従たる営業所2か所の令3条の使用人変更
2期分の決算変更届
といった複数の手続きです。
一つひとつの変更自体は珍しいものではありませんが、複数の変更が同時に発生している場合は、届出漏れがないよう全体を整理してから提出することが重要です。
特に国土交通大臣許可の会社では、本店だけでなく従たる営業所の変更状況も確認する必要があるため、会社全体の許可情報を見ながら手続きを進める必要があります。
今回は、過去の申請書や変更届の副本、履歴事項全部証明書などを確認しながら、現在の会社情報と許可上の届出内容を整理したうえで、必要な変更届をまとめて提出しました。
社内で長年手続きを行っている会社でも、担当者の異動や業務の繁忙によって、変更届や決算変更届の提出が遅れてしまうことがあります。
そのような場合でも、まずは過去の許可関係書類と現在の登記・営業所状況を整理することで、必要な手続きを一つずつ立て直していくことができます。
