今回ご相談いただいたのは、東京都葛飾区で消防施設工事業の一般建設業許可を受けている会社様です。
これまで建設業許可に関する手続は自社で管理されていましたが、更新のたびに期限が迫った中で書類を準備することが負担となっており、今後は行政書士へ依頼したいとのことで、既存のお客様からのご紹介を通じてご相談いただきました。
更新に向けて許可内容を確認したところ、取締役の就任・辞任について法人登記はすでに完了していましたが、建設業許可上の役員変更届が未提出となっていました。
そのため今回は、消防施設工事業の更新申請だけでなく、未提出となっていた役員変更届もあわせて対応しました。
法人登記上の役員変更が完了していても、建設業許可の登録内容が自動的に変更されるわけではありません。更新時には、現在の会社の状況と許可上の登録内容に相違がないかを確認し、未提出となっている変更事項があれば整理しておく必要があります。
今回は、更新期限が迫る中で必要な手続を確認し、役員変更届と更新申請をまとめて進めました。
第1章 自社管理から行政書士への切替を検討
今回の会社様は、東京都葛飾区で消防施設工事業の一般建設業許可を受けています。
これまでは、建設業許可に関する手続を社内で管理されていました。
ただ、更新のたびに必要書類を確認し、期限を意識しながら準備を進めることが負担になっており、今回も更新期限が迫った中で対応しなければならない状況となっていました。
そこで、今後は建設業許可の手続を行政書士へ任せたいと考え、既存のお客様からのご紹介を通じて当事務所へご相談いただきました。
建設業許可は、5年ごとの更新申請だけでなく、毎年の決算変更届や、役員・営業所・営業所技術者等に変更があった場合の変更届など、継続的な管理が必要になります。
自社で管理している場合、日常業務を優先する中で、どうしても更新直前になってから必要な手続を確認することになりがちです。
今回も、更新申請に向けて現在の許可内容を確認したところ、更新手続だけではなく、過去の役員変更について未提出の届出があることが分かりました。
そのため、単純に更新申請だけを進めるのではなく、未処理となっている変更事項を整理したうえで、必要な手続をまとめて進めることになりました。
第2章 取締役の就任・辞任登記は完了していたものの変更届が未提出
更新に向けて現在の許可内容を確認したところ、取締役の就任と辞任について、法人登記はすでに完了していました。
一方で、建設業許可上の役員変更届は提出されておらず、登記上の役員構成と建設業許可上の登録内容に相違がある状態となっていました。
会社の役員に変更があった場合、法務局で変更登記を行っただけでは、建設業許可上の役員情報まで自動的に変更されるわけではありません。
建設業許可についても、別途、役員変更の届出が必要になります。
今回の会社様では、更新期限が迫っている中でこの未提出が判明したため、まず就任・辞任の内容や変更時期を確認し、現在の役員構成と許可上の登録内容を整理しました。
そのうえで、未提出となっていた役員変更届を作成し、更新申請とあわせて手続きを進めることになりました。
更新申請では、現在の会社の状況と許可内容が一致していることが前提になります。
そのため、更新時には有効期限だけを見るのではなく、過去に役員や営業所、営業所技術者等などの変更がなかったかもあわせて確認することが重要です。
今回も、更新手続をきっかけに未処理となっていた役員変更を整理し、現在の会社の状況に合わせて許可内容を整えていきました。
第3章 更新申請と役員変更届を同時に対応
未提出となっていた役員変更の内容を整理した後、建設業許可の更新申請とあわせて手続きを進めました。
今回の案件では、更新期限が迫っていたため、役員変更届だけを先に進めるのではなく、更新申請に必要な書類も並行して準備する必要がありました。
まず、現在の役員構成や常勤役員等、営業所技術者等など、更新時に確認が必要となる事項を整理しました。
そのうえで、未提出となっていた取締役の就任・辞任について変更届を作成し、現在の会社の状況と建設業許可上の登録内容を一致させたうえで更新申請へつなげました。
更新期限が近い案件では、途中で未提出の変更届が見つかると、通常の更新案件よりも確認事項が増えます。
特に役員変更の場合は、単に登記簿の内容を書き換えるだけではなく、就任・辞任の時期や現在の役員構成を確認しながら手続きを進める必要があります。
今回は、役員変更届と更新申請を一連の手続として整理し、限られた期間の中で対応しました。
更新時に過去の変更事項まで確認することで、単に有効期限を延ばすだけでなく、現在の会社の実態に合った状態へ許可情報を整えることができました。
第4章 自社管理から継続的な許可管理へ
今回の会社様は、これまで建設業許可に関する手続を自社で管理していました。
ただ、日常業務を行いながら更新時期を把握し、必要書類を揃え、過去の変更事項まで確認することは、会社側にとって少なくない負担になります。
今回も、更新期限が迫った段階で手続きを進める中、取締役の就任・辞任について建設業許可上の変更届が未提出となっていることが分かりました。
このような未提出事項は、更新時になって初めて気付くケースもあります。
今回のご依頼をきっかけに、更新申請だけでなく、役員変更など建設業許可に関する手続を当事務所で継続して確認していく体制へ切り替わりました。
建設業許可は、5年ごとの更新だけを管理すればよいものではありません。
毎年の決算変更届や、役員、営業所、常勤役員等、営業所技術者等などに変更があった場合には、それぞれ必要な手続があります。
自社で管理することが難しくなってきた場合には、更新時だけではなく、日頃から変更事項を確認できる体制に切り替えることで、期限直前に複数の手続が重なるリスクを減らすことができます。
今回は、更新と未提出の役員変更届をまとめて対応したことをきっかけに、今後の建設業許可管理についても継続してサポートする形となりました。
