増村行政書士事務所は、東京都の建設業許可に特化して15年。新規許可だけでなく、更新、決算変更届、変更届、経営事項審査まで継続してサポートしています。
建設業許可を受けている会社は、毎事業年度終了後に決算変更届を提出する必要があります。
しかし実務上は、「更新のときにまとめて提出すればよい」と考えてしまい、決算変更届が数期分たまっている会社様も少なくありません。
決算変更届が未提出のままになっていると、建設業許可の更新申請前に、未提出分をまとめて整理しなければならなくなります。
特に、電気工事業者様の場合は、建設業許可の更新だけでなく、建設業許可更新に伴う電気工事業のみなし登録変更まで確認が必要になることがあります。
今回は、東京都江戸川区の電気工事業・管工事業者様について、他事務所からの切替えにより、決算変更届5期分、建設業許可の更新、電気工事業のみなし登録変更まで対応した事例をご紹介します。
この記事では、決算変更届をためてしまった場合の注意点、更新前に必要となる整理、電気工事業者様が建設業許可とみなし登録をあわせて管理する重要性について解説します。
第1章 決算変更届は毎年提出する必要がある
建設業許可を受けている会社は、毎事業年度終了後、決算変更届を提出する必要があります。
決算変更届は、建設業許可を取得した会社が毎年行うべき手続きです。
「建設業許可の更新時にまとめて出せばよい」と考えている会社様もありますが、本来は毎年提出する必要があります。
決算変更届では、その事業年度に行った工事内容や、決算内容を建設業許可上の様式に整理して届け出ます。
主な内容としては、工事経歴書、直前3年の各事業年度における工事施工金額、財務諸表、事業税の納税証明書などがあります。
この中でも、実務上時間がかかりやすいのが工事経歴書の作成です。
工事経歴書では、工事名、工事場所、注文者、請負金額、工期、配置技術者などを整理する必要があります。
電気工事業や管工事業のように複数業種の許可を受けている会社様では、各工事がどの業種に該当するのかを確認しながら整理する必要があります。
決算変更届を毎年提出していれば、その年の工事内容や決算内容を確認しながら整理できます。
一方で、数期分をためてしまうと、過去の工事内容をさかのぼって確認しなければならず、資料収集や内容確認に時間がかかります。
また、決算変更届が未提出のままになっていると、建設業許可の更新申請前に未提出分をまとめて提出しなければならないことがあります。
更新期限が近い段階で数期分の決算変更届を整理することになると、更新申請の準備にも影響する可能性があります。
建設業許可は、5年ごとの更新だけを管理していればよいものではありません。
毎年の決算変更届を適切に提出しておくことが、建設業許可を安定して維持するための基本になります。
次に、決算変更届を5期分ためてしまった場合に、更新前にどのような負担が生じるのかを解説します。
第2章 5期分ためると更新前に一気に負担が増える
決算変更届を5期分ためてしまうと、建設業許可の更新前に大きな負担が生じます。
建設業許可の更新申請を行う際、過去の決算変更届が未提出になっている場合には、更新申請の前に未提出分を整理する必要があります。
1期分であれば、その事業年度の工事内容や決算書を確認して作成できます。
しかし、5期分が未提出となっている場合には、5年分の工事内容、決算書、納税証明書などをまとめて確認しなければなりません。
特に大変なのは、過去の工事内容をさかのぼって確認する作業です。
数年前の工事について、工事名、注文者、工事場所、請負金額、工期、配置技術者などを確認しようとしても、当時の資料がすぐに見つからないことがあります。
担当者が変わっていたり、工事台帳の整理方法が変わっていたりすると、確認にさらに時間がかかります。
また、電気工事業や管工事業のように複数の許可業種を持っている会社様では、工事内容を業種ごとに整理する必要があります。
一つの工事に電気工事と管工事の要素が含まれている場合や、請求書の工事件名だけでは内容が分かりにくい場合には、どの業種の工事として整理するかを確認しながら進める必要があります。
決算変更届をためてしまうと、この確認作業を5期分まとめて行うことになります。
そのため、資料収集、工事内容の確認、工事経歴書の作成、財務諸表の整理、納税証明書の取得などが一度に発生します。
更新期限が近い段階でこの作業を行うと、時間的な余裕がなくなり、更新申請そのものに影響する可能性があります。
「更新のときにまとめて出せばよい」と考えていると、実際には更新前にかなり慌ただしい状況になることがあります。
建設業許可の更新は、期限までに申請できなければ許可が失効してしまう重要な手続きです。
その直前に5期分の決算変更届を整理することになると、資料不足や確認漏れが発生するリスクも高くなります。
今回の会社様も、他事務所からの切替えにより、決算変更届5期分をまとめて整理する必要がありました。
当事務所では、過去の決算書や工事内容を確認しながら、未提出となっていた決算変更届を順番に作成し、更新申請に進める状態を整えました。
次に、決算変更届の中でも特に時間がかかりやすい、工事経歴書の作成について解説します。
第3章 工事経歴書の作成に時間がかかる
決算変更届を作成する際に、特に時間がかかりやすいのが工事経歴書です。
工事経歴書は、その事業年度に行った建設工事の内容を、建設業許可上の様式に整理して記載する書類です。
単に売上金額を記載するだけではなく、工事名、注文者、工事場所、請負金額、工期、配置技術者などを確認しながら作成します。
電気工事業や管工事業のように複数の許可業種を持っている会社様の場合、どの工事をどの業種に整理するかも重要です。
例えば、電気設備に関する工事であれば電気工事業として整理することになります。
一方で、空調設備や配管に関する工事であれば、管工事業として整理するケースがあります。
ただし、実際の請求書や注文書には、工事件名だけが記載されていて、具体的な工事内容が分かりにくいこともあります。
その場合は、請求書、注文書、契約書、工事台帳などを確認しながら、どの業種の工事として整理するかを判断する必要があります。
決算変更届を毎年提出していれば、比較的新しい資料をもとに確認できます。
担当者の記憶も残っており、工事内容の確認もしやすいことが多いです。
しかし、5期分をまとめて作成する場合には、数年前の工事内容までさかのぼって確認しなければなりません。
過去の担当者が退職していたり、当時の資料がすぐに見つからなかったりすると、工事経歴書の作成に時間がかかります。
また、請負金額の大きい工事や元請工事がある場合には、工事経歴書への記載方法にも注意が必要です。
経営事項審査を受ける予定がある会社様の場合は、工事経歴書の内容が経審にも関係するため、さらに慎重な整理が必要になります。
今回の会社様についても、決算変更届5期分を作成するため、過去の決算書や工事内容を確認しながら、電気工事業と管工事業の工事経歴を整理しました。
5期分をまとめて作成する場合、工事経歴書だけでも確認する資料が多くなります。
そのため、更新期限が迫ってから着手すると、資料収集や内容確認に追われることになります。
決算変更届をためないことは、単に提出義務を守るためだけではありません。
毎年の工事内容を正確に整理し、将来の更新申請や経営事項審査に備えるためにも重要です。
次に、決算変更届だけでなく、役員変更や営業所技術者変更などの各種変更が漏れている場合について解説します。
第4章 役員変更や営業所技術者変更が漏れていることもある
決算変更届が数期分たまっている会社様では、決算変更届だけでなく、役員変更や営業所技術者変更などの各種変更届も未提出になっていることがあります。
建設業許可では、決算変更届のほかにも、会社の内容に変更があった場合には変更届出書を提出する必要があります。
例えば、役員が就任・退任した場合、本店所在地や営業所所在地が変わった場合、営業所技術者を変更した場合などには、それぞれ必要な届出を確認しなければなりません。
更新申請の準備を進める際には、過去の決算変更届だけでなく、会社の登記情報や現在の営業所の状況、営業所技術者の配置状況も確認します。
その過程で、過去に発生していた変更について届出が出ていないことが分かるケースがあります。
特に注意が必要なのが、営業所技術者の変更です。
営業所技術者は、許可を受けている業種ごとに必要となる重要な要件です。
営業所技術者が退職していたり、別の人へ交代していたりする場合には、後任者が要件を満たしているかを確認したうえで、変更届出書を提出する必要があります。
営業所技術者の変更が漏れていると、更新申請の直前になって後任者の資格や実務経験を確認しなければならず、準備に時間がかかることがあります。
また、役員変更についても注意が必要です。
会社の登記事項証明書を確認したところ、役員の就任や退任、重任登記などが行われていたにもかかわらず、建設業許可上の変更届出書が未提出だったというケースがあります。
このような場合には、更新申請の前に必要な変更届を整理する必要があります。
決算変更届をためている会社様は、建設業許可全体の管理も後回しになっていることがあります。
そのため、更新前に確認してみると、決算変更届だけでなく、役員変更、営業所変更、営業所技術者変更など、複数の手続きが同時に必要になることがあります。
今回の会社様についても、他事務所からの切替えにより、決算変更届5期分の整理とあわせて、更新申請に必要な情報を確認しながら手続きを進めました。
建設業許可の更新は、単に更新申請書を提出すればよいというものではありません。
過去の決算変更届や各種変更届の提出状況を確認し、現在の許可内容と会社の実態が一致しているかを確認する必要があります。
更新前にまとめて対応しようとすると、想定以上に確認事項が多くなることがあります。
そのため、決算変更届だけでなく、役員変更や営業所技術者変更なども、変更が発生した時点で適切に対応しておくことが重要です。
次に、これらの手続きがたまっている場合に、更新申請に間に合わないリスクについて解説します。
第5章 更新申請に間に合わないリスクがある
建設業許可の更新申請には期限があります。
東京都知事許可の場合、更新申請は有効期間満了日の2か月前から30日前までに行うのが原則です。
この期間内に更新申請を行わないまま有効期間が満了してしまうと、建設業許可は失効してしまいます。
決算変更届が数期分たまっている会社様や、役員変更、営業所技術者変更などの届出が未提出になっている会社様では、更新申請の前に整理すべき手続きが多くなります。
そのため、更新期限が近づいてから準備を始めると、更新申請に間に合わないリスクがあります。
特に、決算変更届が5期分たまっている場合には、5年分の決算書、工事内容、納税証明書などを確認しなければなりません。
さらに、役員変更や営業所技術者変更などが漏れている場合には、登記事項証明書や資格証、常勤性確認資料、実務経験資料なども確認する必要があります。
これらの資料がすぐに揃えばよいのですが、実務上はそう簡単に進まないこともあります。
過去の工事資料が見つからない、当時の担当者が退職している、資格証の所在が分からない、納税証明書の取得に時間がかかるなど、更新前に想定外の確認事項が出てくることがあります。
また、営業所技術者の変更が絡む場合には、後任者が要件を満たしているかを慎重に確認する必要があります。
実務経験で営業所技術者の要件を証明する場合には、請求書、契約書、注文書、通帳などの資料を確認するため、短期間で整えることが難しいケースもあります。
更新期限が近い段階でこれらの作業をまとめて行うと、書類の作成だけでなく、資料の収集や内容確認にも時間を取られます。
その結果、更新申請の準備が遅れ、許可期限ぎりぎりの対応になってしまうことがあります。
建設業許可が失効してしまうと、以前の許可番号をそのまま復活させることはできません。
あらためて新規許可申請を行う必要があり、許可が出るまでの間は、原則として500万円以上の建設工事を請け負うことができません。
そのため、「更新前にまとめて出せばよい」という考え方は危険です。
決算変更届や各種変更届は、更新申請の直前にまとめて整理するのではなく、毎年、または変更が発生した時点で対応しておくことが重要です。
今回の会社様については、更新前に決算変更届5期分を整理し、建設業許可の更新申請につなげることができました。
しかし、更新期限までの期間が短い場合や、必要資料が揃わない場合には、更新申請に間に合わない可能性もあります。
建設業許可を安定して維持するためには、更新期限だけを見るのではなく、決算変更届や各種変更届の提出状況を日頃から確認しておくことが大切です。
次に、電気工事業者様の場合に注意したい、建設業許可更新後のみなし登録変更について解説します。
第6章 電気工事業者はみなし登録変更にも注意
電気工事業を営む会社様の場合、建設業許可の更新が完了した後にも注意が必要です。
電気工事業について建設業許可を受けている会社様は、電気工事業者としてみなし登録の扱いで営業しているケースがあります。
この場合、建設業許可の更新を行うと、許可年月日や有効期間などの情報が変わります。
そのため、建設業許可の更新後には、電気工事業のみなし登録についても変更手続きが必要になることがあります。
「建設業許可の更新が終わったから、これで全部完了した」と考えてしまうと、みなし登録側の変更手続きを見落としてしまう可能性があります。
今回の会社様についても、決算変更届5期分を整理したうえで、東京都知事許可・一般建設業許可の電気工事業と管工事業について更新手続きを行いました。
さらに、建設業許可の更新後には、電気工事業のみなし登録についても変更手続きを行いました。
電気工事業者様の場合、建設業許可と電気工事業者登録は別の制度として管理する必要があります。
建設業許可側で更新や変更があった場合でも、電気工事業者登録やみなし登録側で必要な手続きを別途確認しなければなりません。
特に、建設業許可の更新後は、みなし登録変更を忘れやすいタイミングです。
更新申請そのものに意識が向いてしまい、許可通知書が届いた時点で安心してしまうことがあります。
しかし、電気工事業を継続して営むためには、建設業許可だけでなく、みなし登録の内容も最新の状態にしておくことが大切です。
今回のように、決算変更届、建設業許可更新、みなし登録変更まで一連で確認することで、建設業許可と電気工事業に関する手続きを整理して進めることができます。
電気工事業者様は、建設業許可の更新時期を確認するだけでなく、更新後にみなし登録の変更が必要になるかどうかもあわせて確認しておくことをおすすめします。
次に、決算変更届をためないための管理方法について解説します。
第7章 決算変更届をためないための管理方法
決算変更届をためないためには、毎年の提出時期をあらかじめ管理しておくことが重要です。
建設業許可の決算変更届は、毎事業年度終了後に提出する必要があります。
そのため、会社の決算日を確認し、毎年いつまでに決算変更届を提出する必要があるのかを把握しておくことが基本になります。
決算変更届の提出時期を管理していないと、「今年はまだ出していない」「前回どこまで提出したか分からない」という状態になりやすくなります。
特に、担当者が変わった場合や、前回依頼した事務所との関係が切れている場合には、過去の提出状況が分からなくなることがあります。
まず確認したいのは、直近でどの事業年度まで決算変更届を提出しているかです。
建設業許可の副本や受付印のある控えを確認し、未提出となっている事業年度がないかを整理します。
次に、毎年の決算が終わった段階で、税理士から決算書を受け取り、工事経歴書の作成に必要な工事資料を整理しておくことが大切です。
決算変更届に必要な資料は、決算書だけではありません。
工事経歴書を作成するためには、その事業年度に行った工事の内容、注文者、請負金額、工期、工事場所などを確認する必要があります。
そのため、決算書が完成したタイミングで、工事台帳、請求書、注文書、契約書などもあわせて確認しておくと、決算変更届をスムーズに作成できます。
また、決算変更届だけでなく、役員変更、営業所変更、営業所技術者の変更などが発生していないかも定期的に確認することが重要です。
建設業許可の管理では、毎年の決算変更届と、変更があった場合の各種変更届を別々に考えるのではなく、一体として確認する必要があります。
例えば、決算変更届を作成する際に、登記事項証明書や現在の技術者の状況を確認しておくことで、変更届の漏れに気づける場合があります。
電気工事業者様の場合は、建設業許可だけでなく、電気工事業者登録やみなし登録についても確認が必要です。
建設業許可の更新や営業所の変更、主任電気工事士の変更などがあった場合には、電気工事業側でも変更手続きが必要になることがあります。
決算変更届をためないためには、次のような管理を行うことをおすすめします。
- 決算日と決算変更届の提出期限を管理する
- 毎年どの事業年度まで提出済みかを確認する
- 決算書が完成したら工事経歴書の資料も整理する
- 役員、営業所、営業所技術者に変更がないか確認する
- 電気工事業者登録やみなし登録の変更事項も確認する
- 更新期限の半年前には、過去の届出状況を確認する
建設業許可は、取得して終わりではありません。
毎年の決算変更届、変更があった場合の各種変更届、5年ごとの更新申請を継続して管理していく必要があります。
決算変更届を毎年提出しておけば、更新前に数期分をまとめて整理する必要がなくなり、許可更新の準備も進めやすくなります。
反対に、数期分をためてしまうと、更新前に資料収集や工事経歴書の作成、変更届の確認をまとめて行うことになり、時間的にも精神的にも負担が大きくなります。
建設業許可を安定して維持するためには、期限が近づいてから慌てるのではなく、毎年の手続きをきちんと積み重ねておくことが大切です。
まとめ
建設業許可を受けている会社は、毎事業年度終了後に決算変更届を提出する必要があります。
「建設業許可の更新時にまとめて提出すればよい」と考えている会社様もありますが、決算変更届は本来、毎年提出する手続きです。
決算変更届を5期分ためてしまうと、更新前に5年分の決算書、工事内容、納税証明書などをまとめて確認しなければなりません。
特に、工事経歴書の作成には時間がかかります。
電気工事業や管工事業のように複数業種の許可を受けている会社様では、過去の工事内容を確認しながら、どの業種の工事として整理するかを判断する必要があります。
また、決算変更届がたまっている会社様では、役員変更、営業所変更、営業所技術者変更などの各種変更届も未提出になっていることがあります。
更新申請の直前になってからこれらの変更に気づくと、追加で資料を集めたり、後任者の資格や常勤性を確認したりする必要があり、更新準備に大きな負担がかかります。
東京都知事許可の場合、建設業許可の更新申請は有効期間満了日の2か月前から30日前までに行うのが原則です。
この期間内に更新申請ができなければ、建設業許可が失効してしまう可能性があります。
そのため、決算変更届や各種変更届を更新前にまとめて対応するのではなく、毎年、または変更が発生した時点で適切に対応しておくことが重要です。
さらに、電気工事業者様の場合は、建設業許可の更新だけでなく、電気工事業のみなし登録変更にも注意が必要です。
建設業許可を更新すると、許可年月日や有効期間などが変わるため、みなし登録側でも変更手続きが必要になることがあります。
建設業許可の更新が終わったからといって、電気工事業に関する手続きまで完了したとは限りません。
今回の事例では、東京都江戸川区の電気工事業・管工事業者様について、他事務所からの切替えにより、決算変更届5期分、建設業許可の更新、電気工事業のみなし登録変更まで対応しました。
このように、建設業許可を安定して維持するためには、決算変更届、各種変更届、更新申請、関連する登録手続きを一体で管理することが大切です。
当事務所では、東京都の建設業許可に関する決算変更届、更新申請、営業所技術者変更、電気工事業のみなし登録変更まで対応しております。
決算変更届が数期分たまっている会社様や、更新期限が近づいている会社様、電気工事業のみなし登録変更が必要か分からない会社様は、お早めにご相談ください。
