建設業許可の更新時期になって確認したところ、決算変更届を5年分提出していなかったというケースがあります。
この場合、
「決算変更届を出していないと、もう更新できないのか」
「5年分をまとめて提出すればよいのか」
「更新申請と同時に出せるのか」
と不安になる会社様も少なくありません。
結論から申し上げます。
決算変更届が5年分未提出であっても、それだけで直ちに建設業許可を更新できなくなるわけではありません。
ただし、建設業許可の更新申請を進めるためには、原則として未提出となっている各事業年度の決算変更届を整理し、必要な書類をそろえて提出する必要があります。
5年分をまとめて提出する場合は、各年度の財務諸表だけでなく、工事経歴書、直前3年の各事業年度における工事施工金額、納税証明書なども年度ごとに確認しなければなりません。
また、決算変更届が長期間未提出となっている会社では、役員変更、本店移転、営業所変更、常勤役員等や営業所技術者等の変更も未提出になっていることがあります。
そのため、決算変更届だけを5年分作成すれば終わるとは限りません。
更新期限が迫っている場合は、未提出分の決算変更届を整理しながら、現在の許可内容や変更届の提出状況もあわせて確認する必要があります。
この記事では、建設業許可の更新時に決算変更届を5年分未提出だった場合の対応方法、必要となる資料、更新申請との関係、注意すべきポイントについて解説します。
建設業許可の更新期限、必要書類、更新申請全体の流れについては、「【東京都】建設業許可の更新申請｜期限・必要書類・30日前を過ぎた場合」をご確認ください。
第1章 決算変更届を5年分未提出でも更新できるのか
建設業許可の更新時に、決算変更届を5年分提出していなかったことが判明しても、それだけで直ちに更新できなくなるわけではありません。
ただし、未提出のまま更新申請だけを進めることはできません。
建設業許可を受けた建設業者は、毎事業年度終了後4か月以内に決算変更届を提出する必要があります。
更新申請の際には、前回の新規申請または更新申請以降、各事業年度の決算変更届が提出されているか確認されます。
そのため、5年分が未提出となっている場合は、原則として各年度の決算変更届を作成し、未提出分を整理したうえで更新申請を進めます。
「5年分をまとめて1件の届出として提出する」ということではありません。
事業年度ごとに、財務諸表、工事経歴書、直前3年の各事業年度における工事施工金額などを作成し、それぞれの年度の決算変更届として提出します。
また、現在の決算書だけを提出すれば足りるわけでもありません。
未提出となっている各年度について、当時の決算内容や工事実績を確認しなければなりません。
過去5年分の資料が揃っていれば比較的整理しやすいものの、古い決算書や工事資料が見つからない場合は、資料の収集や内容確認に時間がかかります。
更新期限が迫っている場合には、決算変更届の作成と更新申請の準備を並行して進めることもあります。
ただし、5年分の決算変更届を提出すれば、必ずそのまま更新できるとは限りません。
決算変更届が長期間未提出となっている会社では、役員変更、本店移転、営業所変更、常勤役員等や営業所技術者等の変更も未届となっていることがあります。
更新申請を進める際は、決算変更届だけでなく、過去5年間の変更内容と現在の許可要件もあわせて確認します。
決算変更届の提出期限、必要書類、未提出による影響については、「建設業許可の決算変更届（決算報告書）とは？提出期限・必要書類・出さないリスクを解説」で詳しく解説しています。
第2章 決算変更届を5年分まとめて提出する場合の流れ
決算変更届を5年分提出していない場合は、未提出となっている各事業年度について、それぞれ決算変更届を作成します。
5年分を1つの届出にまとめるのではなく、事業年度ごとに書類を分けて整理します。
まず、前回の新規申請または更新申請以降、どの事業年度の決算変更届が未提出となっているかを確認します。
法人の場合は、各事業年度の決算書、法人税確定申告書、工事資料などを揃え、当時の決算内容と工事実績を確認します。
そのうえで、各年度について次の書類を作成します。
・変更届出書
・工事経歴書
・直前3年の各事業年度における工事施工金額
・建設業法に基づく財務諸表
・事業報告書
・納税証明書
提出する書類は、法人・個人の別や決算内容によって異なります。
5年分を作成する場合は、通常、古い事業年度から順に整理します。
例えば、第10期から第14期まで未提出であれば、第10期の決算変更届を作成した後、第11期、第12期という順番で現在の事業年度までつなげます。
工事経歴書や直前3年の工事施工金額は、年度間で内容が連動するため、古い年度から作成した方が整合性を確認しやすくなります。
また、財務諸表は税務申告用の決算書をそのまま添付するのではなく、建設業法で定められた様式へ組み替えて作成します。
税務上の勘定科目と建設業財務諸表の科目が異なる場合があるため、各年度の決算書を確認しながら振り分けます。
工事経歴書についても、現在の工事だけを記載するのではありません。
未提出となっている各事業年度について、その年度に完成した工事や未成工事を確認し、当時の内容に基づいて作成します。
5年前の請求書、注文書、工事台帳などが残っていない場合は、売上台帳や総勘定元帳など、保存されている資料から工事内容を整理することになります。
すべての年度の決算変更届が完成した後、更新申請書との間に不一致がないか確認します。
特に、商号、本店所在地、資本金、代表者、許可業種などが途中で変わっている場合は、その時点の会社情報に基づいて各年度の書類を作成しなければなりません。
現在の会社情報だけを使って5年分を一律に作成すると、当時の登記内容や変更届と矛盾することがあります。
5年分の決算変更届は、単純に同じ書類を5回作成する手続きではありません。
各事業年度の決算内容、工事実績、会社情報を確認し、年度ごとの経過がつながるように整理します。
第3章 5年分の決算変更届で必要になる資料
決算変更届を5年分まとめて作成する場合は、未提出となっている各事業年度の決算内容と工事実績を確認できる資料が必要です。
現在の資料だけではなく、5年前までさかのぼって年度ごとに整理します。
主に確認する資料は、次のとおりです。
・各事業年度の決算書
・法人税確定申告書
・勘定科目内訳明細書
・完成工事高や兼業売上を確認できる帳簿
・工事台帳
・請求書、注文書、契約書
・総勘定元帳や売上台帳
・各年度の納税証明書
・過去の建設業許可申請書や変更届の副本
決算変更届の財務諸表は、税務申告用の決算書を建設業法の様式に組み替えて作成します。
そのため、貸借対照表や損益計算書だけでなく、勘定科目内訳明細書や総勘定元帳まで確認しなければ、科目の振り分けができない場合があります。
また、工事経歴書を作成するためには、各事業年度に完成した工事の内容、請負金額、工期、注文者などを確認します。
工事台帳が残っていれば整理しやすいものの、保存されていない場合は、請求書、注文書、契約書、売上台帳などから当時の工事を確認することになります。
過去の資料が一部不足している場合でも、保存されている帳簿や税務資料から内容を整理できることがあります。
ただし、工事内容や請負金額を確認できる資料がほとんど残っていない場合は、工事経歴書の作成に時間がかかります。
5年分の決算変更届を作成するときは、会社側だけで資料を探すのではなく、顧問税理士が保管している決算書や申告書、総勘定元帳なども確認します。
税理士が変更されている場合や、古い年度の資料が保管されていない場合は、早い段階で不足資料を洗い出しておく必要があります。
また、決算変更届の内容は、過去の建設業許可申請書や変更届とも整合していなければなりません。
商号、本店所在地、代表者、資本金などに変更があった場合は、各年度当時の会社情報を確認できる資料も準備します。
5年分の決算変更届では、決算書を5期分集めるだけでなく、必要に応じて工事内容や当時の会社情報を確認できる資料も準備します。
すべての資料が完全に揃っていない場合でも、保存されている決算書、税務資料、請求書、帳簿などから内容を整理できることがあります。
ただし、古い年度ほど資料が見つかりにくくなるため、更新期限が迫る前に不足資料を確認しておく必要があります。
第4章 更新期限が迫っている場合の対応
建設業許可の更新時に、決算変更届が5年分未提出であることが判明した場合は、許可満了日までの残り日数を最初に確認します。
更新申請の受付期間を過ぎていたとしても、許可の有効期間が残っていれば、東京都で更新申請を受け付けてもらえる場合があります。
ただし、5年分の決算変更届を作成してから更新申請の準備を始めると、許可満了日までに間に合わないおそれがあります。
そのため、期限が迫っている場合は、未提出の決算変更届と更新申請の準備を並行して進めます。
まず、過去5期分の決算書や税務申告書を集め、未提出となっている事業年度を確定します。
同時に、現在の履歴事項全部証明書、許可通知書、前回の許可申請書副本などを確認し、更新申請に必要な書類の収集を進めます。
また、決算変更届以外に未提出の変更届がないか、現在も常勤役員等や営業所技術者等の要件を満たしているかも確認します。
決算変更届が未提出であることだけが問題で、各年度の資料が揃っている場合は、比較的短期間で整理できることがあります。
一方で、過去の決算書が見つからない、工事内容を確認できる資料が不足している、役員や営業所の変更も未届となっている場合は、作成に時間がかかります。
特に、常勤役員等や営業所技術者等の退職や交代が未届となっている場合は、単に書類を追加提出するだけでは済まないことがあります。
許可要件に空白期間が生じていると、更新申請そのものに影響する可能性があるためです。
更新期限が迫っている場合は、すべての資料が揃うまで待つのではなく、まず不足している書類と未提出の手続きを洗い出します。
そのうえで、決算変更届をどこまで早く作成できるか、更新申請と並行して処理できるかを整理し、許可満了日前の申請を目指します。
すでに許可満了日の30日前を過ぎている場合の取扱いや、始末書の要否については、「【東京都】建設業許可の更新申請が30日前を過ぎた場合｜まだ間に合う？」をご確認ください。
第5章 決算変更届以外の変更届も確認する
決算変更届を5年分未提出としている会社では、決算変更届以外の変更届も未提出となっていることがあります。
更新申請では、現在の履歴事項全部証明書や前回の許可申請書、過去の変更届を確認し、建設業許可上の届出内容と現在の会社情報が一致しているかを確認します。
特に確認したいのは、次のような変更です。
・役員の就任や退任
・代表取締役の変更
・商号や資本金の変更
・本店所在地の変更
・営業所の移転、新設、廃止
・常勤役員等の変更
・営業所技術者等の変更
・令3条使用人の変更
役員変更や本店移転など、登記を済ませている変更であっても、建設業許可の変更届が自動的に提出されるわけではありません。
履歴事項全部証明書の内容と、建設業許可上の届出内容が異なっている場合は、更新申請とあわせて必要な変更届を整理します。
更新時に役員変更届の未提出も判明した場合は、役員の就任・退任を整理し、更新申請書の内容と現在の登記内容を一致させる必要があります。
役員変更届と更新申請を同じ時期に提出する場合の進め方については、「【東京都】建設業許可の更新と役員変更届を同時に提出する場合」をご確認ください。
また、取締役や監査役の重任登記が未了となっている場合は、現在の登記内容を確認し、必要に応じて登記手続きを進めます。
更新前に重任登記未了が判明した場合の対応や、登記完了が更新期限に間に合わない場合の進め方については、「【東京都】建設業許可の更新前に重任登記未了が判明した場合」で解説しています。
特に注意が必要なのは、常勤役員等や営業所技術者等に関する変更です。
これらは建設業許可の要件に直接関係するため、単に変更日をさかのぼって届け出れば済むとは限りません。
退職や交代によって要件に空白期間が生じている場合は、更新申請に影響する可能性があります。
決算変更届を5年分整理する際は、各年度の決算書だけでなく、過去5年間の登記内容や人員構成、営業所の状況もあわせて確認します。
決算変更届の未提出を解消しても、ほかの変更届が残っていれば更新申請を円滑に進められないことがあります。
更新時にまとめて問題が発覚しないよう、過去の変更内容を時系列で整理し、必要な届出を確認しておく必要があります。
第6章 今後は毎年の決算変更届を提出する
決算変更届を5年分まとめて提出した後は、今後の提出漏れを防ぐ必要があります。
決算変更届は、毎事業年度終了後4か月以内に提出する手続きです。
毎年提出していれば、更新時に過去5年分の決算書や工事資料をさかのぼって整理する必要はありません。
また、決算直後であれば、工事経歴書や財務諸表も現在の資料を確認しながら作成できます。
提出漏れを防ぐためには、事業年度終了日と決算変更届の提出期限を社内の予定表や管理表に登録しておく方法が有効です。
あわせて、決算書、税務申告書、工事資料、提出済みの決算変更届の副本を年度ごとにまとめて保管しておくと、次回の更新申請も進めやすくなります。
建設業許可の更新期限だけを管理するのではなく、毎年の決算変更届を継続して提出することが、許可を安定して維持するための基本となります。
当事務所では、未提出となっている決算変更届の整理だけでなく、毎年の決算変更届や建設業許可の継続管理にも対応しています。
決算変更届が複数年分未提出となっている場合は、更新期限が迫る前にご相談ください。
決算変更届を毎年提出し、役員・営業所・営業所技術者等の変更も継続して管理したい会社様には、建設業許可顧問サービス「許可防衛パック」もご案内しています。
