東京都台東区の建設会社様から、建設業許可の更新についてご相談をいただきました。
こちらの会社では、それまで建設業許可の更新申請や変更届、経営事項審査などの手続きを、すべて自社で行っていました。
しかし、長年これらの手続きを担当していた取締役の方が高齢のため退職。
後任となった総務担当者様へ十分な引継ぎがされておらず、
「建設業許可について、何をどこまで手続しているのか分からない」
という状態になっていました。
そこで、まず現在の許可状況や過去の届出状況を確認したところ、建設業許可の更新時期が近づいているだけでなく、毎年提出する必要がある決算変更届についても5期分が未提出となっていることが分かりました。
このままでは更新申請を進めることができません。
当事務所では、過去5期分の決算変更届を整理し、各年度の工事経歴書を作成したうえで、一般建設業許可の更新申請までまとめて対応しました。
建設業許可を長年自社で管理している会社でも、担当者の退職や異動をきっかけに、それまでの手続状況が分からなくなってしまうことがあります。
今回の事例は、社内で行っていた建設業許可の管理を、担当者の退職を機に行政書士へ切り替えたケースです。
第1章 建設業許可を担当していた取締役が退職
今回ご相談いただいたのは、東京都台東区にある建設会社様です。
こちらの会社では、これまで建設業許可の更新申請や変更届、経営事項審査などの手続きを、社内の取締役の方が担当していました。
長年にわたり自社で手続きを行っていたため、建設業許可に関して行政書士へ継続的に依頼する体制にはなっていませんでした。
ところが、その取締役の方が高齢を理由に退職。
後任として総務担当者様が建設業許可関係の業務を引き継ぐことになりましたが、十分な引継ぎが行われておらず、過去にどのような手続きを行っていたのか分からない状態になっていました。
建設業許可は、一度取得すればそのまま維持できるものではありません。
毎事業年度終了後には決算変更届を提出する必要があり、役員、営業所、常勤役員等、営業所技術者等などに変更が生じた場合には、それぞれ必要な変更届を提出しなければなりません。
さらに、建設業許可には5年間の有効期間があるため、引き続き建設業を営む場合には更新申請も必要です。
こうした手続きを一人の担当者に任せている会社では、その担当者が退職したり異動したりすると、
「前回の更新申請をどのように行ったのか分からない」
「毎年提出する書類が何なのか分からない」
「現在どこまで届出が済んでいるのか確認できない」
といった状況になることがあります。
今回も、まずは現在の建設業許可の内容と、これまでの届出状況を一つずつ確認するところから対応を始めました。
その結果、建設業許可の更新時期が近づいているだけでなく、過去5期分の決算変更届が未提出になっていることが判明しました。
第2章 5期分の決算変更届が未提出になっていた
建設業許可の状況を確認したところ、過去5期分の決算変更届が提出されていないことが分かりました。
決算変更届は、建設業許可業者が毎事業年度終了後4か月以内に提出する必要がある届出です。
更新時期になってからまとめて作成するものではありませんが、今回のように社内の担当者が退職し、十分な引継ぎがされていない場合には、未提出のまま数年が経過していることがあります。
そこで、まず5期分の決算書類を確認し、それぞれの事業年度について決算変更届を作成することになりました。
決算変更届では、財務諸表だけでなく、その事業年度に施工した工事について工事経歴書を作成する必要があります。
今回の会社様についても、各年度の工事資料を確認していただき、
・元請工事か下請工事か
・発注者名
・工事名
・請負金額
・工期
などの情報を整理しました。
5期分となると、直近の工事だけではなく数年前の工事資料までさかのぼって確認する必要があります。
担当者が交代した後では、当時の請求書や契約書、工事台帳などがどこに保管されているのか分からないこともあるため、決算変更届が長期間未提出になっている案件では、書類作成そのものよりも過去の資料を整理する作業に時間がかかることがあります。
また、各事業年度の届出に必要となる法人事業税の納税証明書についても、委任状をいただいたうえで当事務所が取得しました。
こうして過去5期分の決算内容と工事実績を整理し、未提出となっていた決算変更届をまとめて提出しました。
建設業許可の更新期限が近づいてから決算変更届の未提出が判明すると、更新申請と並行して過去の資料を集めなければならなくなります。
特に数年分が未提出となっている場合には、早めに現在の届出状況を確認しておくことが重要です。
第3章 5期分の決算変更届を提出したうえで更新申請へ
未提出となっていた5期分の決算変更届を整理した後、一般建設業許可の更新申請を行いました。
建設業許可の更新では、現在の許可要件を引き続き満たしているかだけでなく、許可取得後に必要な変更届や決算変更届が適切に提出されているかも確認する必要があります。
今回の会社様では、5年間の間に取締役、常勤役員等、営業所技術者等の交代はなく、営業所などについても大きな変更はありませんでした。
そのため、過去5期分の決算変更届を提出した後は、更新申請そのものについて大きな問題はなく、審査もスムーズに進みました。
今回の案件で大きなポイントとなったのは、更新申請そのものよりも、その前段階で過去の届出状況を整理する必要があったことです。
建設業許可の更新期限が近づいていても、
・決算変更届が数年分未提出になっている
・役員変更の届出をしていない
・営業所技術者等の変更届が漏れている
・商号や所在地の変更が反映されていない
といった状態では、そのまま更新手続を進めることができない場合があります。
特に、自社で建設業許可の手続きを行っている会社では、担当者の退職や異動をきっかけに、それまで管理されていた情報が途切れてしまうケースがあります。
今回も、後任の担当者様が「更新だけをすればよい」と考えていたところ、確認してみると5期分の決算変更届が未提出となっていました。
そこで、過去の手続状況を一度整理し、必要な届出を済ませたうえで更新申請まで完了させることができました。
建設業許可の更新では、更新期限だけを見るのではなく、前回の許可以降に必要な届出がすべて行われているかをあわせて確認することが重要です。
第4章 担当者が退職する前に建設業許可の管理体制を確認しておく
今回の会社様のように、建設業許可に関する手続きを長年一人の担当者が行っている会社は少なくありません。
社内で手続きを完結できている間は特に問題を感じなくても、その担当者が退職したり異動したりすると、建設業許可に関する情報が一気に分からなくなることがあります。
特に注意したいのは、
・建設業許可の更新期限
・毎年の決算変更届の提出状況
・役員や営業所に関する変更届
・常勤役員等や営業所技術者等の変更
・過去にどのような資料で許可要件を証明したのか
といった情報です。
これらを担当者個人の記憶だけで管理していると、引継ぎが十分に行われなかった場合、後任者が過去の申請書類や届出状況を一から確認しなければなりません。
今回も、更新申請のご相談から始まりましたが、実際に確認してみると5期分の決算変更届が未提出となっていました。
幸い、必要な資料を整理することができたため、未提出となっていた決算変更届を提出し、その後の更新申請まで完了することができました。
建設業許可は、一度取得した後の管理が非常に重要です。
特に、社内で建設業許可の手続きを行っている会社では、担当者の退職や異動が決まった段階で、現在の許可内容や届出状況を確認しておくことをおすすめします。
また、
「前任者が退職してしまい、何を提出しているのか分からない」
「更新時期が近いが、決算変更届を出しているか分からない」
「建設業許可の管理を今後は社外へ任せたい」
という場合には、過去の申請書類や許可通知書などを確認することで、現在の状況を整理できる場合があります。
建設業許可の更新期限が迫ってから慌てて確認するよりも、早い段階で管理状況を整理しておくことが、許可を継続して維持するうえで大切です。
