東京都江戸川区の建設会社様から、建設業許可の更新期限が約1か月後に迫っているとのご相談をいただきました。
こちらの会社様は一般建設業許可（管工事業）を取得していましたが、以前は土建組合に建設業許可の申請や届出を任せており、組合を脱退した後、決算変更届を提出しないまま数年が経過していました。
確認したところ、決算変更届は5期分が未提出の状態でした。
建設業許可の更新申請を行うためには、未提出となっている決算変更届を整理しておく必要があります。
今回は更新期限まで時間が限られていたため、過去5期分の決算変更届をまとめて作成し、あわせて現在の役員、営業所、営業所技術者等などの許可要件を確認しながら更新申請の準備を進めました。
過去の申請書類の副本も手元になかったため、必要な資料を一つずつ確認しながら申請内容を整理し、最終的に5期分の決算変更届と建設業許可更新申請をあわせて東京都へ提出し、無事に受理されました。
第1章 土建組合を脱退した後、決算変更届が5期分未提出に
今回のお客様は、東京都江戸川区で一般建設業許可（管工事業）を取得している建設会社様です。
以前は土建組合に加入しており、建設業許可に関する申請や変更届などの手続きを任せていました。
ところが、数年前に土建組合を脱退した後、建設業許可に関する手続きの管理ができていない状態となり、毎年提出すべき決算変更届も未提出のままとなっていました。
その状態で建設業許可の更新時期が近づき、更新期限まで約1か月というタイミングで当事務所へご相談をいただきました。
建設業許可を取得した会社は、毎事業年度終了後4か月以内に決算変更届を提出する必要があります。
決算変更届には、建設業法上の財務諸表や工事経歴書などを作成して提出します。
今回確認したところ、決算変更届は5期分が未提出となっていました。
さらに、以前の建設業許可更新申請書や提出済みの決算変更届の副本も会社にはなく、土建組合に預けたままとのことでした。
そこで、まずは過去の申請書類を土建組合から取り寄せていただきながら、現在の会社の登記内容や許可要件に変更がないかを確認することから始めました。
更新期限が迫っている以上、過去5期分の決算変更届を整理する作業と、建設業許可の更新申請の準備を同時に進める必要があります。
今回は時間に余裕のある案件ではなかったため、必要資料を確認しながら優先順位をつけて準備を進めました。
第2章 更新前に役員任期と過去の変更状況を確認
建設業許可の更新申請では、単に更新申請書を作成すればよいわけではありません。
前回の申請以降、会社の役員、営業所、営業所技術者等などに変更がなかったかを確認し、必要な変更届が未提出になっていないかを整理する必要があります。
今回の会社様は、前回の更新申請書や過去の決算変更届の副本が手元になかったため、まず現在の登記情報を取得して会社の状況を確認しました。
お客様へのヒアリングでは、この5年間に役員や営業所、営業所技術者等について大きな変更はないとのことでした。
その中で確認が必要だったのが、取締役の重任登記です。
株式会社の取締役には任期があるため、任期満了後も同じ方が取締役を続ける場合には、原則として重任登記が必要になります。
今回の会社様では、直近の重任登記が見当たりませんでしたが、定款で取締役の任期を最長10年まで伸長していたため、重任登記が未了という状態ではありませんでした。
この点を確認できたことで、役員登記について追加対応をすることなく、更新申請の準備を進めることができました。
一方で、任期が満了しているにもかかわらず重任登記をしていない場合は、登記内容を整理してから建設業許可の更新申請を進める必要があります。
更新期限が迫っている案件では、こうした会社登記上の問題が申請直前に判明すると、スケジュールに大きく影響します。
そのため、今回も決算変更届5期分の作成と並行して、会社の登記事項と建設業許可上の届出状況に食い違いがないかを確認しながら準備を進めました。
第3章 未提出だった決算変更届5期分をまとめて作成
今回の会社様では、建設業許可の更新申請を行う前に、未提出となっていた5期分の決算変更届を整理する必要がありました。
決算変更届は、建設業許可を取得している会社が毎事業年度終了後4か月以内に提出する届出です。
主な作成書類は、建設業法上の財務諸表と工事経歴書です。
財務諸表については、会社の決算書をそのまま提出するのではなく、建設業法で定められた勘定科目に組み替えて作成します。
5期分が未提出となっている場合は、それぞれの事業年度について決算書を確認し、1期ずつ財務諸表を作成していく必要があります。
また、工事経歴書についても各事業年度ごとに作成します。
工事経歴書には、その年度に施工した工事について、注文者、元請・下請の区分、工事名、工事場所、請負代金などを記載します。
今回は、お客様に各年度の工事内容を整理していただき、あわせて法人事業税の納税証明書も取得していただきました。
過去5期分となると、決算書だけでなく工事内容についても数年前まで遡って確認する必要があります。
更新期限まで約1か月しかなかったため、1期ずつ順番に処理するのではなく、5期分の決算書や工事資料をまとめて確認しながら並行して作成を進めました。
決算変更届を長期間提出していない場合でも、過去の決算書や工事資料が残っていれば、遡って提出することは可能です。
ただし、未提出の期間が長くなるほど、古い工事資料の確認や不足資料の収集に時間がかかりやすくなります。
今回の会社様については、更新期限までに間に合わせるため、5期分の決算変更届の作成と建設業許可更新申請の準備を同時進行で進めました。
第4章 決算変更届5期分と建設業許可の更新申請を同時に提出
未提出となっていた5期分の決算変更届を作成しながら、建設業許可の更新申請書類も並行して準備しました。
今回の会社様は、前回の更新以降、役員、営業所、営業所技術者等などの許可要件に大きな変更はありませんでした。
営業所技術者等についても、引き続き二級管工事施工管理技士の資格を有する方が担当しており、管工事業の技術者要件に問題はありませんでした。
また、役員の任期についても定款を確認し、重任登記が未了となっている状態ではないことを確認しています。
更新期限まで約1か月という状況だったため、決算変更届5期分の提出を終えてから更新申請の準備を始めるのでは間に合いません。
そのため、決算変更届と更新申請の書類を同時に作成し、必要資料の取得も並行して進めました。
建設業許可の更新申請では、現在も許可要件を満たしていることを改めて確認します。
そのため、常勤役員等、営業所技術者等、営業所、社会保険の加入状況などについて、現在の会社の状況を確認したうえで申請書類を整えました。
最終的には、未提出となっていた決算変更届5期分と建設業許可の更新申請をあわせて東京都へ提出しました。
いずれも無事に受理され、更新期限までに手続きを完了することができました。
決算変更届を数年分提出していない場合でも、必要な資料を整理できれば、過去分をまとめて提出したうえで更新申請を進めることは可能です。
ただし、更新期限が近い場合は、決算変更届の作成と更新申請を別々に進めるのではなく、全体のスケジュールを確認しながら同時並行で準備することが重要です。
第5章 更新期限が迫っていても未提出届を整理して対応
今回のご相談では、建設業許可の更新期限まで約1か月しか残っていませんでした。
さらに、決算変更届が5期分未提出となっていたため、通常の更新申請よりも準備する書類が多い状態でした。
このようなケースでは、まず「何が未提出なのか」「現在の許可要件に変更がないか」を整理することが重要です。
今回の会社様については、過去5期分の決算変更届が未提出である一方、役員、営業所、営業所技術者等などについて大きな変更はありませんでした。
そのため、未提出となっている決算変更届をまとめて作成しながら、現在の会社の状況を確認して更新申請を進める方針としました。
過去の申請書類の副本が手元になかったことから、当初は確認できる資料が限られていましたが、登記情報やお客様へのヒアリング、後から取り寄せた過去資料などを照らし合わせながら申請内容を整理しました。
建設業許可の更新期限が近づいている場合でも、決算変更届が未提出だからといって、その時点で直ちに更新を諦める必要はありません。
必要な資料が揃い、現在も許可要件を満たしているのであれば、未提出となっている届出を整理したうえで更新申請まで進められる場合があります。
ただし、未提出の年数が多いほど、決算書や工事経歴の確認に時間がかかります。
さらに、役員変更や営業所技術者等の変更など、別の変更届まで未提出になっている場合は、それらも含めて整理する必要があります。
今回の会社様では、更新期限までの残り期間を確認しながら、5期分の決算変更届と更新申請を同時並行で進めたことで、期限内に手続きを完了することができました。
建設業許可の更新が近づいてから、決算変更届を何年も提出していないことに気づいた場合は、できるだけ早く現在の届出状況と許可要件を確認することが大切です。
第6章 建設業許可は取得後の継続管理が重要
今回の事例では、土建組合を脱退した後に決算変更届の提出が止まり、5期分が未提出のまま建設業許可の更新時期を迎えていました。
更新期限まで約1か月という状況でしたが、過去の決算書や工事資料を整理し、役員、営業所、営業所技術者等などの現在の許可要件も確認したうえで、5期分の決算変更届と更新申請をまとめて進めました。
結果として、いずれの手続きも無事に受理され、建設業許可を継続することができました。
建設業許可は、取得した後の管理が非常に重要です。
毎年の決算変更届だけでなく、役員、営業所、常勤役員等、営業所技術者等などに変更があった場合には、それぞれ必要な届出を行わなければなりません。
こうした届出を長期間放置すると、更新申請の直前になって未提出書類をまとめて整理する必要が生じます。
また、過去の申請書類の副本を手元に保管していない場合は、現在の申請内容との整合性を確認する作業にも時間がかかります。
今回の会社様は、更新期限が迫る中でのご相談でしたが、会社の状況に大きな変更がなく、必要な資料も準備できたため、期限内に対応することができました。
一方で、決算変更届だけでなく役員変更や営業所技術者等の変更まで未提出となっている場合は、さらに多くの確認と手続きが必要になることがあります。
建設業許可を継続していくためには、5年ごとの更新だけを意識するのではなく、毎年の決算変更届や各種変更届まで含めて継続的に管理しておくことが大切です。
当事務所では、建設業許可の更新申請だけでなく、未提出となっている決算変更届や各種変更届の整理にも対応しています。
更新期限が迫っている場合でも、まず現在の届出状況と許可要件を確認し、どの手続きを優先して進めるべきか整理することが重要です。
