東京都で塗装工事業を営む会社様から、建設業許可の更新期限が迫っているとのご相談をいただきました。
確認したところ、単に更新申請を行えば済む案件ではありませんでした。
決算変更届が5年分提出されておらず、以前に手続を依頼していた行政書士事務所とも連絡が取りにくい状態となっていました。
建設業許可の更新申請では、過去の決算変更届や各種変更届が適切に提出されているかを確認する必要があります。
未提出の届出が残っている場合は、原則として不足している手続を整理したうえで、更新申請を進めなければなりません。
今回は、更新期限が迫るなかで過去5期分の決算変更届をまとめて作成し、塗装工事業の建設業許可更新まで完了しました。
この記事では、他の行政書士事務所から当事務所へ切り替え、決算変更届5年分の未提出を解消したうえで、期限内に更新申請を行った事例をご紹介します。
第1章 更新期限が迫るなかでご相談いただきました
今回ご相談いただいたのは、東京都内で塗装工事業の建設業許可をお持ちの会社様です。
会社設立後に塗装工事業の一般建設業許可を取得し、その後も塗装工事を中心に事業を続けていました。
ご相談のきっかけは、建設業許可の更新期限が迫ってきたことでした。
これまで建設業許可関係の手続は別の行政書士事務所へ依頼していましたが、更新時期を迎えるにあたり、新たに手続を依頼できる行政書士を探していたとのことでした。
そこで当事務所のホームページをご覧になり、お問い合わせをいただきました。
当初のご相談内容は、塗装工事業の建設業許可更新についてでした。
しかし、現在の許可内容や過去の申請書類を確認していくと、更新申請だけでは済まないことが分かりました。
毎事業年度終了後に提出しなければならない決算変更届が、直近5年分提出されていなかったのです。
建設業許可を受けた会社は、毎事業年度終了後4か月以内に決算変更届を提出する必要があります。
ところが今回の会社様では、前回の許可取得後、決算変更届が一度も提出されていない状態となっていました。
しかも、すでに建設業許可の更新期限が近づいていました。
そのため、
・過去5期分の決算変更届を作成する
・各事業年度の工事内容や決算内容を整理する
・現在の会社情報や役員状況を確認する
・更新申請に必要な書類を並行して準備する
という作業を短期間で進める必要がありました。
建設業許可の更新では、単に現在の許可要件を満たしているだけではなく、それまでに必要な届出が適切に行われているかも確認されます。
今回の会社様では、まず5年分の未提出となっている決算変更届を整理し、そのうえで塗装工事業の更新申請へ進むことになりました。
第2章 5年分未提出だった決算変更届をまとめて整理
今回の会社様では、建設業許可の更新申請を行う前に、まず5年分未提出となっていた決算変更届を整理する必要がありました。
決算変更届は、建設業許可を受けている会社が、毎事業年度終了後4か月以内に提出する届出です。
東京都の手引でも、必要な変更届が提出されていない場合には、更新申請など他の手続を進めることができないとされています。
そのため、今回のように更新期限が迫っている場合でも、未提出となっている決算変更届をそのままにして更新申請だけを先に行うことはできません。
まずは、会社様から過去5期分の決算書や確定申告書などの資料をお預かりし、それぞれの事業年度ごとに必要な書類を整理しました。
決算変更届では、単に決算書の数字を転記すればよいわけではありません。
事業年度ごとに、
・工事経歴書
・直前3年の各事業年度における工事施工金額
・財務諸表
・事業報告書
・納税証明書
などを整理する必要があります。
特に塗装工事業では、その年度にどのような工事を施工したのかを確認し、工事経歴書へ反映させる作業が必要です。
5年分が未提出となっている場合、この作業を5事業年度分まとめて行うことになります。
過去の資料がきれいに整理されていれば比較的進めやすいのですが、数年前の工事内容や請負金額を確認しなければならないケースもあり、通常の1期分の決算変更届よりも確認作業は多くなります。
今回の会社様についても、過去5期分の決算内容と工事実績を年度ごとに確認し、それぞれの決算変更届を作成しました。
また、5年間の間に会社情報や役員などに変更がなかったかについても確認しました。
決算変更届が複数年未提出となっている場合には、決算だけを見るのではなく、その期間中に本来提出すべき別の変更届が発生していないかもあわせて確認することが重要です。
今回は必要な資料を整理しながら、過去5期分の決算変更届を順番に作成し、更新申請へ進められる状態を整えていきました。
第3章 他の行政書士事務所からの切替えにも対応
今回の会社様は、これまで建設業許可関係の手続を別の行政書士事務所へ依頼していました。
しかし、更新時期を迎えるなかで、以前の依頼先とは連絡が取りにくい状況となっていました。
建設業許可の手続では、過去の申請内容や届出状況を確認しながら進めることが重要です。
特に今回のように、決算変更届が5年分未提出となっている場合には、
・最後にどの手続まで提出されているのか
・過去の許可申請内容に変更がないか
・役員や営業所の変更が発生していないか
・常勤役員等や営業所技術者等に変更がないか
といった点を確認する必要があります。
行政書士事務所を変更する場合でも、過去の手続状況を整理することができれば、その後の建設業許可手続を引き継ぐことは可能です。
今回も、会社様がお持ちの許可通知書や過去の申請書類、決算関係資料などを確認しながら、現在の許可内容と未提出となっている届出を整理しました。
他の行政書士事務所から切り替える場合、「以前の行政書士に依頼していたので、今から別の事務所へ変更しても大丈夫だろうか」と心配される会社様もいらっしゃいます。
しかし、建設業許可の申請や届出は、過去の手続状況を確認したうえで必要な書類を整理できれば、新しい行政書士事務所で対応することができます。
むしろ重要なのは、依頼先を変更すること自体ではなく、現在どの手続が完了していて、どの届出が残っているのかを正確に把握することです。
今回の会社様についても、過去5期分の決算変更届が未提出であることを確認したうえで、その不足分を整理し、建設業許可の更新申請まで一連の手続として対応することになりました。
第4章 更新期限直前でも未提出届を整理して更新申請へ
今回の会社様では、建設業許可の更新期限がかなり近づいている状態でご相談をいただきました。
通常の更新申請であれば、必要書類をそろえ、現在の許可要件を確認したうえで申請を進めます。
しかし今回は、その前段階として5年分の決算変更届を処理する必要がありました。
そのため、決算変更届と更新申請の準備を完全に分けて進めるのではなく、更新期限を意識しながら並行して確認作業を進めました。
まず、過去5期分の決算変更届について、各事業年度の決算書や工事実績を整理しました。
同時に、更新申請に必要となる現在の会社情報や役員構成、常勤役員等、営業所技術者等、営業所の状況なども確認しました。
更新申請では、現在の許可要件を引き続き満たしていることが必要です。
そのため、過去の未提出届を処理するだけではなく、
・現在の役員構成に問題がないか
・常勤役員等の要件を継続して満たしているか
・営業所技術者等に変更がないか
・営業所の所在地や使用状況に変更がないか
・社会保険の加入状況に問題がないか
といった点もあわせて確認しました。
建設業許可は、有効期間が満了する前に更新申請を行う必要があります。
更新期限直前の案件では、過去の未提出届や変更事項が見つかると、その処理に時間を要し、更新申請そのものが間に合わなくなるおそれがあります。
今回の会社様については、過去5期分の決算変更届を順番に整理し、必要な届出を済ませたうえで、塗装工事業の建設業許可更新申請まで進めました。
決算変更届が何年分も未提出となっていたとしても、必要な資料が確認でき、許可期限までに適切な手続を行うことができれば、更新につなげられる場合があります。
ただし、期限が近づくほど確認や書類収集に使える時間は少なくなります。
特に、決算変更届の未提出や役員変更、営業所技術者等の変更などに心当たりがある場合には、更新期限を待たず、早めに現在の届出状況を確認しておくことが重要です。
第5章 5年分の決算変更届を提出し、塗装工事業の更新が完了
過去5期分の決算変更届を整理し、必要な確認を行ったうえで、東京都へ塗装工事業の建設業許可更新申請を行いました。
今回の会社様は、更新期限が迫っているうえに、決算変更届が5年分未提出となっている状態でした。
そのため、通常の更新申請よりも確認事項や作成する書類が多く、短期間で手続全体を整理する必要がありました。
まず、各事業年度の決算内容と工事実績を確認し、5期分の決算変更届を作成しました。
そのうえで、現在の役員構成、常勤役員等、営業所技術者等、営業所、社会保険の加入状況などについても確認し、更新申請に必要な書類を整えました。
最終的には、未提出となっていた5年分の決算変更届を提出したうえで、塗装工事業の建設業許可更新申請まで完了することができました。
今回のように、決算変更届が数年分未提出となっている会社様からご相談をいただくことはあります。
「何年も提出していないので、もう更新できないのではないか」と心配される方もいらっしゃいますが、未提出となっている期間の資料を確認し、必要な届出を整理できれば、更新手続へ進められるケースがあります。
一方で、更新期限が近づいてから未提出が判明すると、過去の決算資料や工事内容の確認を短期間で行わなければなりません。
また、決算変更届だけでなく、過去に役員や営業所、営業所技術者等などの変更があった場合には、別の変更届が必要となることもあります。
そのため、建設業許可の更新では、単に更新期限だけを見るのではなく、前回の許可取得や更新以降に必要な届出がすべて提出されているかを確認することが重要です。
今回の会社様についても、他の行政書士事務所から当事務所へ切り替えていただき、過去の手続状況から整理し直すことで、塗装工事業の許可を継続することができました。
